Često postavljana pitanja

Općenito

Jesam li obvezan podnositi prijave u Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje elektroničkim putem?

Obveznici s više od tri radnika dužni su prijave podnositi elektroničkim putem. Prijelazni rok za usklađivanje s elektroničkim načinom predaje prijava je tri mjeseca od dana početka primjene Pravilnika o vođenju matične evidencije Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje (1. siječnja 2014.). U tom će se razdoblju prijave u papirnatom obliku moći predavati na šalteru Zavoda kako bi obveznici imali dovoljno vremena za registraciju u sustav e-prijave.

U tvrtki nema nikoga jer je kolektivni godišnji odmor?

Zakonom o mirovinskom osiguranju i ZUP-om propisani su rokovi i njihovo računanje. Napominjemo da se e-prijave mogu podnijeti i do sedam dana ranije Zavodu kako bi se i taj problem riješio. Obrada tako primljenih prijava i rokovi počinju teći od dana osiguranog slučaja (dana stjecanja ili prestanka svojstva).

Registracija

Korisnik sam aplikacije e-prijava Zavoda prije 1. siječnja 2014. Moram li se registrirati, odnosno popunjavati Pristupni list ili pribaviti novi certifikat?

Korisnici e-prijava zadržavaju postojeća dodijeljena ovlaštenja i od 1. siječnja 2014. mogu, bez nove registracije, koristiti novi sustav e-prijava s postojećim certifikatom.

Kakva je razlika između registracije putem Pristupnog lista i tzv. brze registracije?

Ako posjedujete novi profil FINA certifikata koji se izdaje od 11.03.2013. i koji u sebi sadrži vaš OIB i OIB vaše tvrtke, možete se registrirati ne popunjavajući Pristupni list koji predajete na šalteru Zavoda. Dovoljno je na Pristupnom listu popuniti nekoliko osnovnih podataka, iste potpisati naprednim elektroničkim potpisom i automatski ćete biti registrirani u sustavu. Ako ne posjedujete novi profil certifikata, morate popuniti Pristupni list, ispisati ga, ovjeriti i predati na šalteru Zavoda.

Kako popuniti u pristupnom listu podatke o obvezniku/obveznicima za koje želim uspostavljati e-prijave?

Molimo pogledajte uputu o ispunjavanju pristupnog lista.

Mogu li jednim pristupnim listom odjednom ovlastiti više korisnika?

Da. U tom slučaju morate popuniti Pristupni list na kojem ćete definirati ovlaštenja za drugi pravni subjekt i zajedno s punomoći predati ih na šalter Zavoda. Nakon što Pristupni list bude obrađen u Zavodu, vaš knjigovodstveni servis će biti registriran u sustavu.

Vlasnik/ica sam tvrtke i nemam FINA poslovni certifikat. Mogu li ovlastiti svoj knjigovodstveni servis da uspostavlja prijave u ime moje tvrtke?

Da. U tom slučaju morate popuniti Pristupni list na kojem ćete definirati ovlaštenja za drugi pravni subjekt i zajedno s punomoći predati ih na šalter Zavoda. Nakon što Pristupni list bude obrađen u Zavodu, vaš knjigovodstveni servis će biti registriran u sustavu.

Može li jedan korisnik/ica biti ovlašten/a za uspostavljanje prijava za više različitih obveznika?

Da. Svaki korisnik/ica sustava može biti ovlašten/a za uspostavljanje prijava za više različitih pravnih subjekata (u knjigovodstvenom servisima koji su opunomoćeni da takve usluge obavljaju u ime svojih klijenata).

U sklopu naše tvrtke imamo više poslovnih jedinica. Moramo li registrirati svaku poslovnu jedinicu zasebno i na koji način to možemo učiniti?

Postoje dvije mogućnosti:

Unosom pristupnog lista

Pri unosu Pristupnog lista možete navesti više obveznika. Svaku poslovnu jedinicu možete upisati s matičnim brojem na 12 mjesta. Zadnja četiri mjesta odgovaraju podbroju poslovne jedinice koji dodjeljuje Državni zavod za statistiku. Pristupni list je potrebno ispisati, ovjeriti i predati na šalter Zavoda.

Interno kroz aplikaciju

Za obveznike čiji je matični broj unesen na osam mjesta i za koje imate mogućnost upravljanja ovlaštenjima, jedinice možete upisati interno kroz aplikaciju, putem modula "Upravljanje ovlaštenjima".

Prijave

Moram li svaki put pri uspostavljanju nove prijave ponovno popunjavati podatke o obvezniku?

Ne. Ako ste preko novog sustava uspostavili prijavu eM-11p, osnovni podaci o obvezniku će biti popunjeni na svakoj prijavi. Ako eM-11p prijava nije uspostavljena preko ovog sustava, možete iskoristiti mogućnost ažuriranja matičnih podataka o obvezniku pritiskom na ikonu koja se nalazi na svakoj prijavi u dijelu koji se odnosi na informacije o obvezniku.

Moram li svaki put pri uspostavljanju prijava eM-1p, eM-2p, eM-3P i eM-SEZ ponovno popunjavati osnovne informacije o osiguraniku/ici?

Nakon što prijavite osiguranika/icu uspostavljanjem prijave eM-1p, podaci o osiguraniku/ici će biti pohranjeni u matičnu bazu osiguranika/ica. Svaki idući put dovoljno je da unesete OIB osiguranika/ice i automatski će biti popunjena polja s osnovnim podacima o osiguraniku/ici. Zbog zaštite osobnih podataka moći ćete pristupiti podacima samo za osobe koje su najmanje jednom bile prijavljene kod vas. Ako odjavite osiguranika/icu i nakon nekog vremena ponovo prijavljujete tog istog osiguranika/icu, osnovni podaci o toj osobi već će biti u matičnoj bazi i sustav će automatski popuniti potrebna polja.

Da li je uz svaku prijavu potrebno poslati dokumentaciju?

Ne. Popis obavezne dokumentacije nalazi se uz svaku prijavu. Tamo je točno određeno u kojim slučajevima je potrebno poslati dokumentaciju i o kakvoj se vrsti dokumentacije radi. Primjerice, za razliku od starog sustava e-prijava, sada više nije potrebno slati preslike ugovora o radu.

Je li moguće unaprijed pripremiti prijave?

Da. Sve prijave možete pripremiti unaprijed na način da popunite podatke na prijavi i spremite prijavu za kasniju provedbu na vašem računalu. Kada odlučite poslati prijavu, to možete učiniti izravno s pregleda vaših prijava.

Je li moguće naknadno ažurirati prijave?

Da. Sve dok prijava nije potpisana i poslana moguće ju je ažurirati.

Mogu li e-prijavu potpisati i poslati unaprijed?

Da. Prijavu možete potpisati i poslati do sedam dana unaprijed. Primjerice, ako radnika/icu zapošljavate 25. siječnja 2014., prijavu možete popuniti, potpisati i poslati 20. siječnja 2014.. Odmah po slanju (a nakon isteka vremena za opoziv), dobit ćete mogućnost preuzimanja PDF potvrde kao dokaza da je vaša prijava uredno primljena u Zavodu. Tu prijavu operateri u Zavodu će moći obraditi tek 25. siječnja 2014. (na dan kada počinje svojstvo osiguranika/ice) i bit će obrađena najkasnije u roku od tri dana.

U jednom danu moram potpisati i poslati veliki broj prijava. Moram li potpisivati svaku prijavu zasebno?

Ne. Aplikacija omogućuje skupno potpisivanje prijava. U slučaju velikog broja prijava možete unaprijed pripremiti prijave i spremiti ih za kasniju provedbu. Na dan kada prijave želite poslati dovoljno je samo odabrati željene prijave s pregleda prijava i odabrati opciju skupnog potpisivanja.

Koliko prijava mogu odjednom potpisati?

Odjednom možete odabrati i potpisati do 100 prijava. Ako, primjerice, želite potpisati 300 prijava odjednom, jednostavno ćete s liste nepotpisanih prijava tri puta odabrati po 100 prijava i pokrenuti akciju skupnog potpisivanja.

S obzirom na rok prijave, hoće li moja prijava biti obrađena odmah nakon što je potpišem i pošaljem?

Prijava će biti obrađena najkasnije u roku od tri dana od trenutka primanja u Zavodu. Međutim, odmah nakon zaprimanja e-prijave dobit ćete mogućnost generiranja elektronički potpisane potvrde u PDF obliku koja potvrđuje da ste izvršili vašu zakonsku obvezu i podnijeli prijavu u roku, bez obzira na to što ju Zavod još nije obradio.

Prijava je poslana u roku, ali je nakon tri dana odbijena od strane Zavoda. Moram uspostaviti novu prijavu s ispravljenim podacima. Hoću li biti u prekršaju?

Ne. Vodeći računa o takvim situacijama omogućili smo obveznicima slanje korekcije prijave. Ako prijava bude odbijena, moguće je poslati korekciju prijave. S pregleda prijava potrebno je kliknuti na ikonu za generiranje korekcije prijave. Klikom na link generirat će se prijava s novim identifikatorom, ali će povući sve podatke s odbijene prijave. Isto tako, takva prijava će sadržavati i podatak o poveznici na originalnu prijavu koja je odbijena. Dovoljno je da samo izmijenite podatke koji su bili pogrešni, potpišete i pošaljete takvu prijavu. Poveznica na odbijenu prijavu dokaz je da ste originalnu prijavu predali u zakonskom roku.

Nakon što sam potpisao i poslao prijavu shvatio sam da sam upisao pogrešan podatak. Mogu li opozvati prijavu?

Da. Potpisanu i poslanu prijavu možete opozvati u roku 5 minuta od trenutka slanja. Unutar tog vremena prijava se ne vidi u Zavodu. Nakon što prijavu opozovete, ona će biti ponovo otvorena za ažuriranje te potpisivanje i slanje.

Što je prosječno dnevno radno vrijeme?

Pravilnikom o vođenju matične evidencije Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje propisano je da se u matičnoj evidenciji vodi podatak o prosječnom dnevnom radnom vremenu osiguranika, nevezano za preraspodjelu tijekom tjedna. Podatak o punom ili nepunom radnom vremenu vodi se na razini poslodavca jer se u sustav Zavoda prijavljuje tjedno radno vrijeme poslodavca, a prosječno dnevno radno vrijeme radnika je podatak prema kojem se utvrđuje trajanje staža. Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje (u daljnjem tekstu: HZZO) ne utvrđuje trajanje staža, pa taj sustav niti ne vodi podatak o prosječnom dnevnom radnom vremenu osiguranika, već samo podatak o nepunom/punom radnom vremenu osiguranika kod poslodavca.

Kako se računa prosječno dnevno radno vrijeme osiguranika?

Prosječno radno vrijeme osiguranika računa se na način da se tjedno radno vrijeme osiguranika podijeli s 5. Primjer 1: ako je ugovor o radu sklopljen na 40 sati tjedno, sate treba podijeliti s 5 (40/5=8). Iznos od 8 sati je dnevno radno vrijeme koje treba odabrati u e-prijavi. Primjer 2: ako je ugovor o radu sklopljen na 1 sat tjedno, sate treba podijeliti s 5 što iznosi 0,2 sata dnevno, odnosno 12 minuta dnevno (60 x 0,2=12). Broj sati se ne popunjava, a u obilježje minute treba odabrati 12 min. Primjer 3: ako je ugovor o radu sklopljen na 34 sati tjedno, sate treba podijeliti s 5(34/5=6,8). Iznos od 6 sati i 0,8 minuta je dnevno radno vrijeme osiguranika (60x 0,8=48). Dnevno radno vrijeme koje treba odabrati u e-prijavi je 6 sati i 48 minuta.

Može li obveznik prijaviti radnika kojeg prethodni poslodavac nije odjavio?

U sustavu Zavoda prijavljuju se sve činjenice vezane uz radnopravni status osiguranika, a primjereno tome početak i prestanak osiguranja. Situacija u kojoj prethodni poslodavac nije ispunio svoju obvezu i odjavio radnika koji je u međuvremenu zasnovao radni odnos, na novog poslodavca ne utječe mogućnost da uspostavi prijavu na osiguranje za tog radnika. I nadalje postoji obveza prethodnog poslodavca da uspostavi prijavu o prestanku osiguranja, što će Zavod obraditi nakon uspostave takve prijave. Zavod ne uvjetuje zaprimanje nove prijave kod novog poslodavca ako prethodni poslodavac nije odjavio radnika.

Kako se sada prijavljuje rad preko punog radnog vremena kod sezonskih radnika?

Podaci o sezonskim radnicima vode se kao i za sve ostale osobe obuhvaćene obveznim mirovinskim osiguranjem. Za osobe koje su do 30. lipnja 2013. ostvarile veći broj radnih sati od punog radnog vremena, poslodavci su takvu činjenicu evidentirali u radnu knjižicu, u rubrici “Bilješke”, a Zavod u postupcima kontrole i ostvarivanja prava tako upisan staž (u radnoj knjižici) evidentira u svoje evidencije (takvo razdoblje pridodaje se stvarnom radnom vremenu). Od 1. srpnja 2013. ukinuta je papirnata radna knjižica pa poslodavci takve podatke prijavljuju Zavodu na novoj tiskanici M-SEZ, odnosno elektroničkoj prijavi eM-SEZ.

Što je s radnikom koji nije došao na posao, a prijava je podnijeta ranije?

Ako osiguranik ne započne raditi na dan početka osiguranja, obveznik (poslodavac) je dužan tu činjenicu dojaviti Zavodu najkasnije na taj dan tj. do isteka 24 sata tog dana.

Tehnička pitanja

Već imam FINA certifikate koje koristim u radu s drugim servisima. Moram li imati novi certifikat kako bi koristio uslugu e-prijave?

Ne. Ako već imate FINA poslovni certifikat koji koristite u radu s drugim servisima (ePorezna, eREGOS i sl.), ne morate tražiti izdavanje novog certifikata.

Vrijedi li FINA certifikat koji koristim za rad sa servisom COP (Centralni obračun plaća)?

Da.

S obzirom na to naša tvrtka ima velik broj radnika/ica, je li moguće povezivanje naše poslovne aplikacije sa sustavom za podnošenje e-prijava Zavoda?

Da. Postoji mogućnost uvoza podataka. Podaci moraju biti pripremljeni sukladno zadanoj specifikaciji. Uspješnim uvozom podataka kreiraju se nove prijave u sustavu koje je potrebno još dodatno potpisati naprednim elektroničkim potpisom i poslati na obradu. Više o uvozu podataka možete pročitati ovdje

Da li moram imati Windows 7 operativni sustav kako bih koristio aplikaciju e-prijave?

Ne. Minimalna verzija Windows operativnog sustava je Windows XP SP2.

Da li mogu koristiti e-prijave ako imam Linux operativni sustav?

Da. Ako koristite neku od Linux distribucija, možete normalno koristiti aplikaciju e-prijave. Upute za konfiguraciju vašeg Linux OS-a možete pogledati ovdje.

Da li je podržan Mac OS X operativni sustav?

Da. Više detalja oko podešavanja računala s Mac OSX operativnim sustavom možete pogledati ovdje.

Koji internet preglednici su podržani?

Podržani preglednici su Internet Explorer 8+, Google Chrome i Mozilla Firefox. Uz napomenu da zbog problematične kombinacije ActiveClient programske podrške i FINA kriptografskih uređaja Mozilla Firefox preglednik na Windows platformi nije podržan u potpunosti. Međutim, ako koristite FINA certifikate na ZABA USB uređaju (B2G) i eTokenPKI Client, Mozilla Firefox će uredno raditi. Na Linux platformi Mozilla Firefox preglednik je podržan u potpunosti.

Zašto ne mogu koristiti e-prijave ako koristim Opera internet preglednik?

Opera do nedavno (do verzije 16) uopće nije imala podršku za rad s certifikatima. S obzirom da je to novina u ovom pregledniku, stvari još ne rade stabilno koliko bi trebale. Nadamo se da će Opera kroz vrijeme unaprijediti taj segment te da će podrška za certifikate u tom pregledniku biti potpuna.

Da li se mogu koristiti uslugom ako koristim 64bit verziju Windows operativnog sustava?

Da. Ukoliko koristite Java 7 verziju tada morate imati instaliranu 32bit Java programsku podršku i koristiti 32bit internet preglednik. Takvo ograničenje uvjetovano je ograničenjem Java 7 podrške na 64bit Windows operativnim sustavima. Više možete pročitati ovdje. Ukoliko koristite novu verziju Java 8 tada možete imati instaliranu 64bit Java programsku podršku i koristiti 64bit internet preglednik. Na Linux platformi Java 64bit je u potpunosti podržana u verziji 7 i u verziji 8.

Inicijalizacija modula za potpisivanje traje predugo. U čemu je problem?

Modul za potpisivanje je klijentska Java aplikacija i brzina učitavanja i pokretanja ovisi između ostalog i o performansama korisničkog računala na kojem se pokreće. U pravilu, učitavanje i pokretanje ne bi trebalo trajati duže od 30 sekundi. Ako nakon više od pola minute modul nije učitan, pogledajte ovdje kako biste vidjeli koje sve korake možete poduzeti ako vam se desi ovakva situacija.

Želim potpisati prijavu, ali me sustav traži da odaberem putanju do upravljačke datoteke kriptografskog uređaja. O čemu se radi?

Ako modul za potpisivanje ne može pronaći upravljačku datoteku za vašu karticu ili USB stick na uobičajenom mjestu, tražit će od vas da ručno odaberete datoteku. To je dovoljno učiniti samo jednom i sustav će zapamtiti lokaciju datoteke. Ukoliko tražena datoteka ne postoji na vašem računalu, vjerojatno imate instaliranu staru verziju programske podrške za vaš uređaj (ActivCardGold) i u tom slučaju je potrebno instalirati novu verziju programske podrške (ActiveCard). Detaljnije o ovom problemu možete pogledati ovdje

Pokušavam pristupiti sustavu, ali prikazuje mi se poruka "Vaš preglednik nije podržan". Imam instaliranu novu verziju Internet Explorer preglednika. Zašto sustav traži nadogradnju mog preglednika?

Vjerojatno imate uključenu opciju “Compatibility View” za domenu “mirovinsko.hr”. U tom slučaju vaš preglednik simulira stariju verziju preglednika IE7 koja nije podržana u ovom sustavu. Dovoljno je samo isključiti spomenutu opciju. Više o ovom problemu možete pogledati ovdje

PDF potvrda koju smo preuzeli nakon slanja ili obrade prikazuje poruku "Valjanost certifikata dokumenta nije poznata.." ili "The validity of the document certification is unknown..". Da li je takva prijava valjana?

Da, s takvom prijavom je sve u redu. Poruka se odnosi samo na nemogućnost validacije elektroničkog potpisa usluge unutar vašeg preglednika PDF dokumenata. Da bi elektronički potpis mogao biti ispravno validiran najprije morate podesiti vaš preglednik PDF dokumenata. Kako napraviti potrebna podešavanja možete pročitati ovdje.

Operativni sustav nudi ažuriranje Java programske podrške. Hoće li biti problema u radu sa sustavom ako instaliram novu verzije Java programske podrške?

Svakako preporučamo da ažurirate Java programsku podršku i uvijek kada je to moguće koristite zadnju verziju. Testiranje kompatibilnosti sustava Lana i novih verzija Java programske podrške redovito se provodi prije službene javne objave novih verzija Jave, te se sukladno tome rade eventualne prilagodbe.

Google Chrome od verzije 45 ukida Java podršku. Hoće li i dalje biti moguće koristiti navedeni internet preglednik u radu s aplikacijom Lana e-prijave?

Da, i dalje ćete moći koristiti sve funkcionalnosti aplikacije ukoliko koristite Google Chrome preglednik. Da biste mogli realizirati elektronički potpis potrebno je instalirati dodatnu aplikaciju koja će vam to omogućiti. Više o elektroničkom potpisu u novom Google Chrome pregledniku možete pročitati ovdje

Da li je podržan Windows 10 operativni sustav?

Da. Prijava i elektronički potpis (za Google Chrome i ostale preglednike) trebali bi uredno raditi na Windows 10 OS. Zadani preglednik na spomenutom OS-u je “Microsoft Edge” koji za sada ne omogućuje eletronički potpis, pa je potrebno koristiti Internet Explorer 11 koji dolazi predinstaliran s Windows 10 operativnim sustavom.